Como usar a IA para cuidar dos dados dos meus contatos?
Descreva a pergunta em palavras ("quais campos customizados ninguém preenche?", "onde a tag Lead quente é usada?", "o que está atrasado no time esta semana?", "valide o e-mail da Ana"). A IA consulta a sua conta e responde com números e nomes; quando a resposta pede uma mudança, ela propõe e espera o seu sim antes de aplicar.
Antes de começar:
- Papel: a IA enxerga o mesmo que você nas telas de Contatos. Quem opera o CRM como atendente vê e fecha só as próprias atividades; Proprietário, Administrador e Editor veem as do time.
- As respostas são as mesmas das telas Campos customizados, Tags e Atividades. Os números podem levar alguns segundos para refletir o que acabou de ser gravado.
- Para usar sua própria IA em vez do Max, veja Conectar sua IA à Clickmax (MCP).
1. Peça a saúde dos campos customizados
Diga se fala de campos de contato ou de oportunidade — a IA pergunta quando não fica claro.
- Visão geral: total de campos ativos e inativos, preenchimento médio, quantos estão Saudável, Atenção, Crítico ou Sem uso, campos por tipo e a média de cada grupo.
- Campos para revisar: peça só os Críticos, só os Sem uso, os de um grupo ou uma busca por nome. Cada campo vem com o percentual preenchido (sobre todos os contatos, ou todas as oportunidades) e quantos segmentos, automações, formulários, painéis, relatórios, agendas e regras de etapa dependem dele.
- Um campo em detalhe: preenchimento, quantos contatos preencheram nos últimos 30 dias, curva dos últimos 6 meses, valores mais frequentes e os recursos que usam o campo, com nome. Peça também quem preencheu e por onde o valor entrou (digitado, importação, formulário, automação e assim por diante).
Um campo é Sem uso quando nenhum recurso depende dele e menos de 5% dos registros o têm; é Crítico quando algo depende dele mas menos de 25% o têm.
2. Peça para organizar vários campos de uma vez
Diga a mudança e o critério ("mova os campos de endereço para o grupo Endereço", "inative os campos Sem uso do grupo Antigos"). A IA mostra quais campos entram e pede sua confirmação.
- Dá para mudar o grupo, liberar em filtros, fixar, tornar obrigatório, inativar ou reativar. Nome, identificador, tipo e opções de cada campo não mudam em lote.
- Inativar é o mesmo que Excluir campo na tela: os valores já preenchidos ficam guardados, mas segmentos e automações que dependem do campo param de funcionar. Por isso a IA lista quem depende de cada campo antes de inativar e pede confirmação.
- O lote é tudo ou nada: se um campo não puder mudar (por exemplo, reativar um campo de seleção sem opções), nenhum muda e a IA diz qual foi o motivo.
Mais detalhes das telas em Como alterar vários campos personalizados de uma vez?.
3. Peça o uso das tags
- Tags manuais: peça as mais usadas, as que ninguém usa ou a lista ordenada por contatos, oportunidades, automações, segmentos, formulários ou quadros que dependem de cada uma.
- Uma tag em detalhe: quantos contatos têm (e que fração da base isso é), quantos ganharam nos últimos 30 dias, a curva dos últimos 6 meses e os recursos que dependem dela, com nome.
- Tags do sistema: escolha um evento (por exemplo, compra aprovada) e a IA mostra quantos contatos o dispararam, o ritmo dos últimos 7 e 30 dias, em que dias e horários acontece, quem mais o dispara, o que costuma vir junto e quais automações o escutam. O "costuma vir junto" é medido sobre os 500 contatos mais recentes com o evento, então é uma indicação, não um número exato.
Antes de excluir uma tag, a IA mostra as automações, segmentos, formulários e quadros que dependem dela. A exclusão tira a tag dos contatos e das oportunidades que a têm, e o que dependia dela deixa de encontrá-la — por isso ela pede a sua confirmação.
4. Consulte as atividades do time
Peça tarefas e agendamentos juntos, como na tela Atividades: "o que está atrasado?", "o que o Pedro tem amanhã?", "quantas reuniões estão marcadas nesta semana?", "ache as atividades do contato com o telefone (11) 98765-0001".
- Contagens: em andamento, concluídas e atrasadas para o recorte pedido (atendente, pipeline, período, tipo).
- Atrasadas segue a regra da tela: só o que está em aberto e já passou do fim (o prazo da tarefa somado à duração, ou o término da reunião); tarefa de dia inteiro só atrasa quando o dia vira.
- Dia a dia: a IA agrupa por dia no seu fuso horário. Tarefa sem prazo não tem dia; peça-a separadamente.
- Busca: vale o nome, o e-mail ou o telefone do contato, além de título, pipeline e atendente. Atividades de oportunidades perdidas ou excluídas ficam de fora.
Para concluir ou cancelar várias de uma vez, diga a seleção ("conclua as tarefas atrasadas do Pedro"). A IA confirma quantas tarefas e quantas reuniões entram, aplica uma a uma e diz o que deu certo e o que falhou. Cancelar uma reunião avisa os participantes; diga o motivo, que fica registrado. Regras iguais às de Como concluir ou cancelar várias atividades de uma vez?.
5. Pergunte como está uma pessoa do time
Pergunte "quem está no meu time?", "quem ainda não aceitou o convite?" ou "como está a Ana?". A IA responde com o mesmo que o perfil da pessoa mostra em Configurações → Membros:
- Quem é: situação (Ativo, Convite pendente ou Desativado), papel, cargos, desde quando está no workspace, quem convidou e o último acesso.
- Carteira: oportunidades abertas em que a pessoa é a responsável, os contatos dessas oportunidades e as ações registradas por ela nas últimas 8 semanas, semana a semana (a última barra são os 7 dias mais recentes).
- Mais fundo: peça "e as oportunidades dela?" ou "o que ela tem atrasado?" e a IA lista as oportunidades, tarefas e reuniões dessa pessoa. Quem ainda não aceitou o convite, ou não tem ficha de atendente, não tem oportunidades nem tarefas para mostrar — a IA avisa.
A lista de pessoas pede a permissão de ver Dados da conta. O perfil e os números de cada pessoa seguem a tela de Membros: só aparecem para quem tem a permissão Pessoas com acesso. As ações registradas contam o que a pessoa fez no CRM (mudanças em oportunidades, reuniões, campos, anotações); não são as tarefas e reuniões da tela Atividades.
6. Valide o e-mail de um contato
Diga o contato ("valide o e-mail da Ana"). A IA faz a verificação na hora e responde Válido, Inválido ou Arriscado, com o motivo. É a mesma ação de Validar e-mail agora no menu do contato, e o resultado fica no histórico dele.
- Para ver o status atual, não precisa validar: peça "quais contatos têm e-mail inválido?" ou "mostre o status do e-mail da Ana".
- A validação é contato a contato, não para a base inteira. Repetir no mesmo contato em menos de 1 hora devolve o resultado já gravado.
- Trocar o e-mail de um contato já dispara uma nova verificação sozinha; não peça de novo.
- Peça também "contatos com possível fraude": a IA lista quem tem o selo (e-mail sem relação com o nome e documento suspeito). Veja Como encontrar contatos com sinais de possível fraude?.
O significado de cada status está em O que significa o status de validação do e-mail do contato.
7. Peça o Raio-X de um contato
Pergunte "me dá o Raio-X da Ana" ou "a Ana está pronta para comprar? Qual o melhor horário para falar com ela?". A IA responde com o mesmo que o Raio-X do contato mostra em Meus Contatos:
- Intenção de compra: alta, média, baixa ou nenhuma nos últimos 30 dias, com os até três sinais mais fortes (pedido pendente, checkout iniciado, reunião marcada, quiz respondido, página revisitada, entre outros).
- Compras: total gasto, ticket médio, número de compras, o que está em aberto (Pix ou boleto gerado e não pago nos últimos 30 dias) e os últimos pedidos.
- Por onde ele responde: cada canal com a permissão de recebimento, quando foi a última conversa e a última resposta do contato, e o melhor horário: a faixa de 2 horas em que ele mais age, no horário de Brasília.
- Últimos 14 dias: a atividade dia a dia e o que ele mais fez.
O resumo escrito só aparece se já tiver sido gerado no cartão nas últimas 24 horas. Sem a permissão de ver vendas, os valores e o resumo não aparecem — um total zerado nesse caso não quer dizer que o contato nunca comprou.
8. Confira se o contato já existe antes de criar
Peça "crie o contato João, joao@email.com, (11) 98765-0001" e a IA procura antes quem já tem o mesmo e-mail, telefone ou Instagram. Se achar, ela mostra o contato existente e pergunta se você quer usá-lo em vez de criar outro. Você também pode perguntar só "esse telefone já está na base?".
- O e-mail precisa ser igual; o telefone é comparado já normalizado, inclusive celular sem o nono dígito; o Instagram ignora maiúsculas e o @.
- Para criar, o contato precisa de nome e de pelo menos um entre e-mail, telefone e Instagram.
- Se o telefone já pertence a um contato, nenhum contato novo é criado: as tags pedidas vão para o contato que já existe.
9. Pergunte se uma importação ou exportação terminou
Pergunte "minha importação de ontem terminou?", "quantos contatos a importação criou?" ou "cadê o arquivo da exportação?". A IA consulta o mesmo histórico de Ações em massa e responde a situação (na fila, em andamento, concluída ou com falha), o progresso, quantos contatos foram criados, atualizados ou estavam duplicados e, nas exportações concluídas, o link do arquivo.
- Entram as ações em massa de contatos, a importação e a exportação de contatos e as exportações de oportunidades, atividades, visitantes, envios, execuções de automação e respostas de formulários.
- A IA não inicia uma importação: o arquivo precisa ser enviado na tela. Veja Importe seus primeiros contatos.
- Exportações de envios e de atividades de contatos feitas por outra pessoa só aparecem para ela, se o seu acesso às contas conectadas é restrito.
Se não funcionou
- A IA diz que não encontrou atividades que você vê na tela: ela respeita o seu papel. Atendente vê só as próprias; peça a um Proprietário, Administrador ou Editor para o recorte do time.
- A IA recusou inativar ou reativar campos: um dos campos não existe mais na conta, ou é um campo de seleção sem opções. Nada foi alterado; corrija e peça de novo.
- Validei o e-mail e o status continua Não verificado: o serviço de verificação pode estar indisponível ou sem resposta. A verificação automática tenta de novo mais tarde.
- O contato não tem e-mail: não há o que validar.
- A IA não mostrou os números de uma pessoa do time: o perfil pede a permissão Pessoas com acesso. Sem ela, a IA mostra só a lista de pessoas. Veja a tabela de permissões.
- O Raio-X mostra compras zeradas: sem a permissão de ver vendas os valores ficam ocultos. Peça a quem tem essa permissão.
- Pedi para criar um contato e a IA trouxe um que já existia: o telefone já estava na base. Use o contato existente ou corrija o número.
- A importação não aparece: o histórico mostra as ações mais recentes primeiro; diga o dia ou peça mais itens.
- O número de preenchimento parece desatualizado: ele pode levar alguns segundos para refletir uma gravação recente. Peça de novo.