#Workspaces e convites

Workspace é o ambiente de trabalho da sua conta; projeto é a divisão interna que agrupa funis, páginas, produtos e contatos. Você pode ter mais de um workspace, e cada um pode ter vários projetos.

Antes de começar: convidar pessoas e gerenciar papéis é de nível Proprietário ou Administrador. Veja papéis e permissões.

#Workspace ou projeto?

#Convidar alguém

Em Configurações → Membros, use Adicionar membro. O convite é de uma pessoa por vez: foto, nome, e-mail e o acesso com que ela entra. Ao lado, uma prévia mostra como ela vai aparecer na lista.

• A foto pode ser uma das pessoas ilustradas prontas ou uma enviada por você (PNG, JPG ou WebP, até 5 MB). Sem escolha, vai uma das prontas, sorteada. Ela só vale para quem ainda não tem foto — quem já tem conta continua com a sua. As mesmas ilustrações aparecem quando você troca a sua foto em Configurações → Perfil e na foto dos agentes de IA.

• O e-mail é conferido ao sair do campo: se a pessoa já está no workspace, um aviso aparece na hora. Quem já é membro ativo não pode ser convidado de novo; para convite pendente o aviso oferece Reenviar convite, e para quem está desativado, Ativar.

• O acesso é Membro ou Administrador, e diz só uma coisa: se a pessoa administra a conta. Para gente de um parceiro credenciado da Clickmax há ainda o acesso Integrador — veja Integrador.

• Para Membro, escolha um ou mais cargos — o que ela alcança no dia a dia, como Vendedor, Financeiro, Atendente. Com mais de um, ela alcança a soma. É obrigatório, porque sem cargo a pessoa entraria sem conseguir abrir nada. Se a conta ainda não tem cargos, ela entra com o cargo Atendente.

Administrador não pede cargo: ele tem acesso amplo por definição. A lista completa do que cada cargo alcança está em papéis e permissões.

Para convidar várias pessoas, ligue Convidar outra em seguida: depois de cada envio, foto, nome e e-mail são limpos, o acesso escolhido continua, e quem já foi convidado aparece listado ao lado.

Quem recebe o convite e ainda não tem conta cria a senha pelo link e já entra no workspace, sem precisar digitar e-mail e senha de novo. Quem já tem conta Clickmax não cria senha: o link leva direto ao login e, depois de entrar, abre o workspace do convite — mesmo que a pessoa tenha outros. Para equipes de atendimento há ainda o conceito de tipo de atendente, que refina o que cada atendente alcança dentro do CRM — veja atribuição de atendentes.

Para aceitar um convite pendente, entre na sua conta. Você não precisa já ter acesso ativo ao workspace convidante: ele ficará disponível depois da aceitação do convite.

#Cargos: monte uma vez, use em quem precisar

Um cargo é um conjunto de permissões com nome — Vendedor, Financeiro, Suporte. Você monta uma vez e dá a quem precisar, em vez de marcar permissão por permissão a cada contratação.

O cargo é o único jeito de dar acesso a alguém. Não há permissão avulsa por pessoa: tudo o que um membro alcança vem dos cargos dele, somados. É por isso que o convite pede um cargo junto do papel.

Em Configurações → Permissões está o quadro inteiro: todos os recursos do produto nas linhas, os cargos nas colunas, e em cada cruzamento o que aquele cargo alcança. É a tela de comparar — dá para ver de uma vez o que o Vendedor pode e o Financeiro não. Ajuste quantas células quiser e clique em Salvar uma vez só.

No topo de cada coluna estão os rostos de quem tem aquele cargo. O + ao lado deles abre a lista de pessoas do workspace: marque quem deve ter, desmarque quem não deve mais, salve.

#Uma pessoa pode ter vários cargos

Quem faz as duas coisas tem os dois cargos, e o acesso é a soma. Ser "Vendedor e Financeiro" alcança tudo que qualquer um dos dois permite.

Cargo sempre soma, nunca subtrai: dar um cargo a mais nunca tira o que a pessoa já tinha.

Em Configurações → Membros, o cartão de cada pessoa mostra o acesso dela: Administrador para quem administra, e o cargo para os demais — com "+1", "+2" quando ela tem mais de um (passe o mouse para ver todos). Para mudar, use Gerenciar cargos no menu de três pontos e marque o conjunto certo.

#O cartão de cada pessoa

A lista é dividida em Proprietário, Administradores, Colaboradores e Desativados, com os Convites pendentes numa coluna à parte. O proprietário aparece no topo, sem o menu de ações: titularidade não se gerencia por esta tela. Além do e-mail, do acesso e da situação, o cartão de cada pessoa traz:

• Último acesso a este workspace (em convites, há quanto tempo o convite saiu). Quem não entrou desde que o registro de acesso começou aparece como "Sem acesso registrado".
• Oportunidades: as abertas em que a pessoa é a responsável.
• Leads: os contatos dessas oportunidades, cada um contado uma vez.
• Atividades: o que a pessoa fez no CRM nas últimas 8 semanas, com uma linha que mostra a tendência semana a semana.

Os números contam só este workspace, mesmo que a pessoa trabalhe em outros.

Clique no cartão para abrir o perfil da pessoa, com carteira, atendimento, agenda, atividade e acesso detalhados.

#Desativar alguém

Desativar, no fim do menu de três pontos da pessoa, tira o acesso na hora e guarda a pessoa na seção Desativados, com Ativar no menu para trazê-la de volta como estava.

#Editar um cargo alcança quem o tem, na hora

O cargo é um vínculo vivo, não uma cópia. Tirar uma permissão do Financeiro tira de todo mundo que é Financeiro — e as pessoas afetadas são desconectadas, para voltarem já com o acesso novo em vez de continuarem usando o antigo até a sessão expirar.

Isso vale também para apagar: apagar um cargo tira o que ele dava de quem o tinha. A lixeira fica no topo da coluna, e antes de excluir a tela mostra todas as pessoas que têm o cargo com os outros cargos que sobram para cada uma — e destaca quem fica sem cargo nenhum, que é a única consequência que não dá para remendar mexendo em outro cargo depois.

#Quando alguém precisa de uma exceção

Todo acesso passa por cargo — não existe permissão dada direto a uma pessoa. Quando alguém precisa de algo que nenhum cargo dela dá, o caminho é um cargo a mais:

1. Em Configurações → Permissões, crie um cargo com o que falta (pode ser uma permissão só).
2. Em Configurações → Membros, abra o menu de três pontos da pessoa.
3. Escolha Gerenciar cargos, marque o novo junto dos que ela já tem e salve.

Como o acesso é a soma dos cargos, ela passa a alcançar o conjunto dos dois. Parece um passo a mais do que marcar a permissão direto na pessoa, e é de propósito: assim toda permissão que alguém tem aparece com um nome na tela de Permissões, e "por que fulano consegue fazer isso?" sempre tem uma resposta.

Para tirar, edite o cargo ou tire o cargo da pessoa.

Quem aparece como Sem cargo não alcança nada. É o estado de quem teve todos os cargos removidos — ninguém entra assim, porque o convite sempre aplica um. Dê um cargo pelo Gerenciar cargos e a pessoa volta a trabalhar.

Promover a Administrador tira os cargos, porque administrador tem acesso amplo por definição e o cargo deixaria de significar qualquer coisa. Rebaixar de volta a Membro devolve o cargo Atendente, o ponto de partida — se ela precisa de outro, dê depois da troca.

As duas trocas ficam no menu de três pontos da pessoa — Tornar administrador e Remover privilégio de administrador — e as duas pedem confirmação dizendo antes o que muda no acesso.

Trocar de papel entre membros não mexe no acesso: o papel diz se a pessoa administra a conta, o cargo diz o que ela alcança.

Administrador e Proprietário não usam cargo. Por isso Gerenciar cargos não aparece para eles.

#Criar um cargo

Novo cargo fica na tela de Permissões e também na seta ao lado de Adicionar membro, em Configurações → Membros — junto de Comparar permissões, que abre o quadro de todos os cargos lado a lado. Ele pergunta uma coisa só: de onde o cargo parte.

• Criar do zero nasce sem permissão nenhuma.
• Ou escolha um dos cinco prontos. Cada um mostra o que alcança em uma ou duas linhas — "configura CRM, Mensagens, Marketing e Área de membros", "acompanha Conta e financeiro" — para você comparar antes de decidir.

Escolheu, o cargo aparece na hora como uma coluna nova na matriz, e é ali que você ajusta. O ajuste não acontece dentro da janela de propósito: montar um cargo é decidir o que ele tem a mais e a menos que os outros, e essa comparação precisa dos vizinhos à vista.

Se o nome escolhido já existir, o novo entra como "Financeiro 2". Para renomear, clique no nome no topo da coluna e escreva por cima — Enter grava, Esc desiste. Dois cargos não podem ter o mesmo nome: a tela avisa e devolve o anterior.

#Duplicar um cargo

Para um cargo quase igual a um que já existe, use Duplicar cargo no menu ⋯ da coluna, em Configurações → Permissões. A cópia nasce logo depois do original, com as mesmas permissões e o nome "Vendedor (cópia)" — as colunas seguintes andam uma casa. Depois é só renomear e ajustar o que muda.

Os membros não vêm junto. Quem tem o original continua só com ele, e a cópia nasce sem ninguém: adicione pessoas a ela quando quiser. A cópia leva o que está salvo — alterações ainda em rascunho naquele cargo ficam de fora, e a janela avisa quando é o caso.

#Ainda não tem cargo nenhum

Numa conta nova, Configurações → Permissões oferece Criar cargos padrão: os cinco de uma vez, de Convidado, que só lê, a Operação, que toca o produto inteiro. Dá para ajustá-los à vontade depois — é ponto de partida, não obrigação.

#Integrador: o parceiro que monta sua operação

Integrador é o acesso para quem vem de um parceiro da Clickmax — agência ou implantador credenciado, inclusive o time de CX da própria Clickmax — e entra na sua conta para configurar a operação. Ele trabalha na conta inteira, mas não mexe em plano, dinheiro, equipe nem na exportação da base de contatos.

#Quem pode ser convidado como Integrador

Só quem tem o e-mail cadastrado pela Clickmax num parceiro ativo. No convite, ao escolher Integrador, a tela confere o e-mail:

• se ele pertence a um parceiro ativo, aparece o nome do parceiro e o envio é liberado;
• se não pertence, a tela explica que a pessoa não é de um parceiro credenciado e o envio fica bloqueado. Convide-a como Membro ou peça ao parceiro para cadastrar o e-mail com a Clickmax.

A mesma regra vale para trocar o acesso de alguém que já está na conta para Integrador. A conferência também é feita pela Clickmax ao gravar: não há como contorná-la.

O Integrador não usa cargo — não há nada para configurar. O acesso dele acompanha o produto inteiro automaticamente, inclusive funcionalidades novas assim que são lançadas.

#O que o Integrador pode

• Automações, pipelines e o CRM, canais de atendimento, páginas e funis.
• Integrações, chaves de API e conexões MCP.
• Operação de vendas e relatórios.
• Registro de auditoria e a lista de quem tem acesso à conta.
• Todo o resto da conta que não esteja na lista abaixo.

#O que o Integrador não pode

• Plano e cobrança: plano, faturas e consumo — nem para ver.
• Dinheiro da conta: saldo, extrato, dados bancários, saques e antecipação.
• Equipe: convidar pessoas, trocar acesso ou cargos e tirar o acesso de alguém. Ele vê quem está na conta, mas não gerencia.
• Exportar contatos: tirar a base de contatos num arquivo.

O Integrador não é administrador: funcionalidades que a sua conta não tem continuam indisponíveis para ele também.

#Como o acesso do Integrador termina

• Por você: Proprietário ou Administrador tira o Integrador a qualquer momento, como qualquer membro, em Configurações → Membros.
• Pela Clickmax: se a Clickmax descredenciar o parceiro, ou tirar a pessoa da equipe do parceiro, o acesso de Integrador dela sai na hora de todas as contas — convites pendentes inclusive — e o assento é liberado.

Recredenciar o parceiro não devolve o acesso. Se quiser a pessoa de volta, convide de novo.

O Integrador não tem relação com o acesso do suporte da Clickmax, que continua existindo como antes.

#Enquanto o convite não é aceito

Em Configurações → Membros, quem foi convidado aparece na seção Convites, com a situação Convite pendente e o acesso que vai receber quando aceitar. O papel só passa a valer no momento do aceite — até lá a pessoa não ocupa assento nem enxerga nada do workspace.

Em telas largas, os convites pendentes ficam numa coluna própria à direita, que continua à vista enquanto você rola a lista de membros. Sem convite pendente, a lista ocupa a tela inteira.

O menu de três pontos do convite pendente oferece três caminhos para o convite chegar até a pessoa, além de Cancelar convite:

As três levam ao mesmo destino: o link do QR Code e o link copiado são idênticos ao que o e-mail carrega.

Convite tem prazo: sete dias. Passado o prazo, Copiar link e Gerar QR Code avisam que o convite expirou em vez de entregar um link que não funciona mais — se entregassem, a falha só apareceria do outro lado, com a pessoa já tentando entrar. Use Reenviar: ele refaz o convite com prazo novo e manda o e-mail de novo.

Trate o link como pessoal. Ele é o convite daquela pessoa específica e, para quem ainda não tem conta ClickMax, é também o primeiro acesso dela. Envie só para ela, no canal em que você tem certeza de que é ela do outro lado. Se o link circular por engano, use Cancelar convite e convide de novo.

Cancelar convite invalida o convite e libera o assento: o link deixa de dar acesso ao workspace. Para readicionar a pessoa depois, é preciso um convite novo.

#Ser convidado não cria um workspace seu

Aceitar um convite dá a você um lugar dentro do workspace de quem convidou — não um workspace próprio e vazio ao lado dele. Seu acesso, seu plano e seus dados são os daquele workspace.

Na prática: se você só foi convidado, você não é proprietário de nada, e o plano que vale para você é o da conta que te convidou. Quem quiser um workspace próprio precisa de uma conta própria, com plano próprio.

#Escolher em qual workspace entrar

Se você participa de mais de um workspace, ao entrar aparece a tela Qual workspace você quer abrir?, antes de qualquer outra. Ela abre com seu nome e e-mail, para você conferir com qual identidade está entrando — útil para quem tem mais de uma conta ClickMax.

Cada linha traz o que costuma decidir a escolha:

• o nome do workspace e o papel que você tem ali (Proprietário, Administrador ou Membro);
• quantas pessoas trabalham nele, com os rostos de algumas — ou Só você por aqui, quando é uma conta de uma pessoa;
• quando você esteve lá pela última vez ("há 2 dias"). Workspace em que você nunca entrou desde que essa marcação passou a existir simplesmente não mostra a linha, em vez de dizer "nunca acessado".

Participa de um só? A tela não aparece: você entra direto nele, e um link antigo que você tenha aberto continua valendo — o endereço é reaproveitado. Ela só existe quando há escolha a fazer.

Não participa de nenhum? A tela avisa e explica o caminho: peça a quem administra a conta para convidar seu e-mail. Se a mensagem aparecer logo depois de entrar com e-mail e senha, é o mesmo caso — seu acesso está correto, o que falta é um convite.

Quer trocar o logo sem ter um arquivo? Em Configurações do Workspace, abaixo de Trocar logo, ficam as mesmas Fotos prontas de quando você cria um workspace. Clique numa delas e ela vira o logo na hora.

Quer conferir como seu workspace aparece nessa tela? Em Configurações do Workspace, ao lado do nome e do logo, a prévia Como aparece no login mostra a linha do workspace, já com o nome e o logo que você está editando — antes mesmo de salvar. Logo abaixo, Como aparece no convite mostra o e-mail que chega para quem você convida (ele leva o nome do workspace, não o logo), o plano atual do workspace, com atalho para a tela do plano, e o Resumo traz a data de criação, quantas pessoas estão no workspace, os assentos em uso e o endereço do workspace, com botão para copiar.

#Alternar entre workspaces

O seletor Meus workspaces, dentro do produto, troca o ambiente ativo sem precisar sair e entrar de novo. Projetos e dados não se misturam entre workspaces.

Veja como alternar entre workspaces.

#Identificadores do workspace

Em Configurações do Workspace, a seção Identificadores mostra dois valores que podem ser copiados:

• ID do workspace: identificador interno permanente.
• Identificador do workspace: nome único gerado pela Clickmax.

Somente o Proprietário pode alterar o identificador do workspace. Ele pode ser alterado novamente sempre que necessário.

O novo valor deve ter de 4 a 63 caracteres. Use apenas letras minúsculas sem acento, números e hífens, inclua pelo menos uma letra e não coloque hífen no início ou no fim. Nomes reservados e identificadores usados por outros workspaces não ficam disponíveis.

Antes de cada alteração, a Clickmax avisa que favoritos e links salvos ou compartilhados com o endereço atual deixarão de funcionar e abrirão uma página 404. Confirme a alteração e atualize esses links com o novo identificador.

#Relacionados

• Configurações
• Montar workspace com equipe
• Quem pode o quê
• Papéis e permissões

#Se não funcionou

• O convite não chega: peça para a pessoa procurar em spam e confirme o e-mail digitado.
• A pessoa entrou mas não vê nada: o papel dela pode ser restrito — veja sem permissão.
• Entrou e caiu num workspace vazio: abra o seletor Meus workspaces e troque para o workspace certo. Contas antigas podem ter um workspace próprio vazio, criado por convites de antes desta mudança.
• A tela Escolha um workspace aparece vazia: não deve mais acontecer — todo workspace em que você tem assento é listado, inclusive os sem plano ativo. Se acontecer, saia e entre de novo; persistindo, fale com o suporte.