#Onde cadastro e vinculo os registros de um objeto, como os imóveis?

No menu Contatos & Comercial, cada objeto criado pela conta tem item próprio (ex.: Imóveis). Ali ficam a listagem com busca, filtros e visões salvas, o botão para cadastrar um registro novo e a ficha de cada registro. Quando a conta tem mais de três objetos, eles ficam agrupados em Seus objetos.

Antes de começar

• O objeto precisa existir. Veja Como criar um objeto próprio no CRM.
• Ver os registros pede a permissão Objetos personalizados → Ver; cadastrar, Criar; mudar campos, responsável e vínculos, Editar; apagar, Excluir. Quem tem a permissão só para os próprios registros vê e mexe apenas naqueles em que é o Responsável.

#Cadastrar um registro

1. Abra o objeto no menu e clique no botão de novo registro (ex.: Novo imóvel).
2. Se o objeto tem um campo Foto, clique no quadro tracejado no topo do formulário para escolher as imagens — dá para escolher várias de uma vez.
3. Preencha o campo-título — ele é obrigatório — e os campos de Detalhes que aparecem no cadastro.
4. Escolha o Responsável. Se você não escolher, o registro fica com você.
5. Clique em Criar. A ficha do registro abre em seguida.

Para trazer muitos registros de uma vez a partir de uma planilha, veja Como importo uma planilha de imóveis (ou de outro objeto) para o CRM?.

Enquanto você preenche, a Prévia ao lado mostra como o registro vai aparecer: foto (ou o ícone do objeto), título, os primeiros campos e o responsável. No celular, a prévia fica abaixo do formulário.

#Encontrar registros

• A busca procura pelo campo-título.
• Clique em Filtro para filtrar pelos campos do objeto ou, em Pelas ligações, pelos campos do registro ligado — por exemplo, imóveis cujo proprietário mora em São Paulo. Quando cabem vários registros ligados, escolha se o filtro vale para Algum, Todos ou Nenhum.
• Clique no nome de uma coluna para ordenar por ela: o 1º clique ordena do menor para o maior, o 2º inverte e o 3º volta à ordem padrão (mais recentes primeiro). Registros sem valor ficam sempre no fim. As colunas ⇄ e de foto não ordenam.
• Toda listagem traz Criado em e Atualizado em, sem precisar criar campo. Atualizado em muda sozinho a cada alteração no registro: um campo, o responsável ou um vínculo feito ou desfeito.
• Cada filtro vira uma etiqueta acima da tabela, que você desliga e religa sem apagar.
• Salvar visão guarda os filtros ligados com um nome. A visão aparece para toda a equipe.
• No canto direito, alterne entre Lista e Kanban. O Kanban mostra uma coluna por opção de um campo de seleção única (ex.: Status), escolhido em Agrupar por, mais a coluna Sem . Arraste um card para outra coluna e o campo muda na hora (e entra no histórico do registro). Se o objeto não tem campo de seleção única, um aviso leva a Campos e ligações para criar um.
• A visão salva guarda também o modo (Lista ou Kanban) e o campo do Kanban.
• Em Campos, escolha o que aparece e em que ordem: na Lista, as colunas da tabela; no Kanban, os campos que aparecem no card (o título e a foto aparecem sempre) e a ordem das colunas. Marque para mostrar e arraste pela alça para ordenar. Salvar visão guarda essa escolha junto com os filtros.

As colunas marcadas com ⇄ mostram os registros ligados.

#Alterar ou excluir vários registros de uma vez

Na Lista, marque os registros pela caixa à esquerda de cada linha (a do cabeçalho marca a página inteira). A barra de ação em massa aparece no rodapé, como em Contatos:

• Selecionar todos os N estende a seleção a todos os registros do filtro e da busca atuais, não só aos da página.
• Alterar campo abre a lista de campos do objeto, mais o Responsável. Escolha o campo, preencha o novo valor ou marque Limpar o valor e clique em Aplicar. Cada registro que mudou ganha a alteração no histórico. Campos de valor único ficam de fora, porque não podem repetir o mesmo valor em vários registros.
• Adicionar nota grava a mesma anotação no Histórico de cada registro selecionado.
• Trocar responsável passa os registros para outra pessoa. Remover responsável deixa os registros sem responsável. As duas ficam em Outras ações em massa e entram no histórico de cada registro.
• Exportar gera um CSV só com os registros marcados — veja Exporte os registros de um objeto em CSV.
• A lixeira exclui os registros selecionados. Para confirmar, digite EXCLUIR.

Até 200 registros, a ação termina na hora. Acima disso ela roda em segundo plano: o andamento aparece no aviso de tarefas no rodapé e fica no histórico de ações em massa, como as ações em massa de Contatos.

Alterar exige a permissão de editar registros; excluir, a de excluir. Quem só vê os próprios registros age só sobre eles.

#A ficha do registro

Clique numa linha para abrir a ficha. Nela você:

• troca o Responsável;
• edita os valores na seção Detalhes — mudar o campo-título muda o nome do registro em todo lugar; num campo Foto, o + adiciona fotos e, passando o mouse numa foto, o × a remove e a estrela a torna Capa (a foto que vira o avatar);
• vê uma seção para cada ligação, com Vincular para adicionar e o X de cada item para desvincular;
• copia o link do registro ou o exclui pelo menu;
• escreve uma anotação no topo do Histórico (com negrito, listas e links) — no menu ⋮ da anotação, Editar (a versão anterior fica guardada e a anotação ganha "editada") ou Excluir; a de outra pessoa só com a permissão de configurar objetos — e acompanha, logo abaixo, quem criou, cada campo alterado (com o valor de antes e o de depois), a troca de responsável e cada vínculo feito ou desfeito — inclusive a troca automática quando a ligação só aceita um. O vínculo também aparece no histórico do contato, da oportunidade ou da empresa ligada; No Histórico de atividades do CRM, cada uma dessas linhas diz de qual registro é (ex.: Imóvel · Rua A, 1) e traz Ver imóvel para abrir a ficha;
• abre o registro em tela cheia pelo botão ao lado do X — o link copiado leva direto para essa página, e o botão de recolher volta para a listagem com a ficha aberta.

Quando a ligação aceita um só registro do outro lado (ex.: o proprietário de um imóvel), o botão vira Trocar: escolher outro substitui o atual.

#Vincular a partir do contato e da oportunidade

A ficha do contato, a da oportunidade e a página da empresa ganham uma seção com o nome da ligação (ex.: Imóveis de interesse), com o botão Vincular e a busca pelos registros do objeto. Se o registro ainda não existe, a busca oferece criar e vincular de uma vez.

Se a ligação com oportunidades estiver com Mostrar no card da oportunidade ligado, o registro aparece no card do pipeline como uma linha com a foto (ou o ícone do objeto) e o título; com mais de dois registros, o card mostra os dois primeiros e um +N. Clique na linha para abrir a ficha do registro. Para esconder os registros num pipeline, desligue Registros ligados (objetos) nos campos do card.