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      • Como pedir para a IA cuidar da caixa de e-mail da empresa?

      Pergunte em uma frase — "a caixa vendas@ está funcionando?", "coloque Ana da Loja Exemplo como nome do remetente", "troque a assinatura do suporte@", "traga os e-mails dos últimos 7 dias". A IA consulta a caixa de e-mail conectada, muda os ajustes de envio e começa a importação do histórico, sempre com as suas permissões.

      Antes de começar:

      • A caixa já precisa estar conectada. Conectar, desconectar e trocar a senha só pela tela da caixa: a IA nunca pede nem recebe senha.
      • Papel: para consultar, você precisa ver a Caixa de e-mail; para mudar ajustes ou trazer o histórico, precisa da permissão Gerenciar da Caixa de e-mail. Veja a tabela de permissões.
      • A IA só enxerga as caixas que você pode usar (Permissões da conta → Quem pode usar). O Proprietário vê todas.
      • Para usar sua própria IA em vez do Max, veja Conectar sua IA à Clickmax (MCP).

      1. Pergunte se a caixa está sincronizando

      "A caixa vendas@ está funcionando?" A IA responde com o mesmo estado da página da caixa: Conectada, com a hora da última sincronização, ou Falhando desde uma data, com o motivo em palavras simples e o que fazer:

      • Senha recusada: gere uma senha de app no seu provedor e use Atualizar credenciais na página da caixa.
      • Conexão segura (TLS) falhando: a porta e a opção de conexão segura não combinam; ajuste em Atualizar credenciais.
      • Servidor não encontrado ou fora do ar: confira o servidor; se estiver certo, pode ser uma queda do seu provedor.

      Com várias caixas, diga qual (pelo endereço) ou peça "como estão minhas caixas de e-mail?".

      2. Peça para mudar o nome do remetente, a assinatura ou a pasta Enviados

      Diga só o que quer mudar: "coloque Ana da Loja Exemplo como nome do remetente da vendas@". O que você não citar continua como está. Para tirar o nome ou a assinatura, peça "tire a assinatura da suporte@".

      • Nome do remetente: até 120 caracteres, sem quebra de linha.
      • Assinatura: entra no fim de toda resposta enviada pela caixa. Aceita a formatação do campo de mensagem (*negrito*, _itálico_, linhas com - viram lista, links) e um logo pelo endereço da imagem, que precisa começar com https://. Para ver como fica antes, use Ver prévia na página da caixa.
      • Sincronizar a pasta Enviados: o que a equipe enviar pelo webmail ou pelo celular para um contato que já tem conversa nessa caixa aparece na conversa; as respostas enviadas pelo Clickmax também ficam na pasta Enviados (Gmail e Outlook já guardam sozinhos). Vale só do momento em que liga em diante.

      As mudanças valem para os próximos envios.

      3. Peça para trazer o histórico recente

      "Traga os e-mails dos últimos 30 dias da vendas@." Escolha 7 ou 30 dias. A IA mostra o que vai acontecer e espera o seu sim, porque a importação:

      • só pode ser feita uma vez por caixa — depois não dá para repetir nem trocar 7 por 30 dias;
      • cria contatos e conversas para quem escreveu e ainda não tinha;
      • traz só os e-mails recebidos (não a pasta Enviados), com a data original;
      • não dispara automações nem notificações, não conta como não lido e não faz a IA responder; conversa encerrada continua encerrada;
      • deixa de fora newsletters, no-reply, respostas automáticas e e-mails que já estavam no atendimento.

      Ela roda em segundo plano, aos poucos. Pergunte "como está a importação da vendas@?" para ver quantos e-mails já foram lidos. Se a caixa nunca sincronizou, a IA pede para resolver a conexão antes: importar assim não traria nada e gastaria a única chance.

      Relacionados

      Se não funcionou

      • A IA não encontra a caixa: ela só vê as caixas que você pode usar. Peça ao Proprietário para incluir você em Quem pode usar na página da caixa.
      • A IA diz que não pode mudar ajustes ou importar: falta a permissão Gerenciar da Caixa de e-mail.
      • A importação foi recusada: ela já foi feita nessa caixa. Não há como repetir.
      • O logo da assinatura foi recusado: o endereço da imagem precisa começar com https://.
      • O nome do remetente foi recusado: tire quebras de linha e caracteres especiais de controle.